Een biedproces kan veranderen. Bijvoorbeeld doordat de verkoper kiest voor een andere verkoopmethode of doordat een sluitingsdatum en -tijd worden aangepast. Voor makelaars is dan niet alleen de inhoud van de wijziging belangrijk, maar ook dat alle betrokkenen dezelfde informatie op tijd ontvangen.
Maak eerst helder wat er wijzigt
Leg concreet vast wat verandert: de verkoopmethode, de sluitingsdatum en -tijd, of een ander onderdeel dat op het biedformulier staat. Houd de oorspronkelijke situatie en de nieuwe situatie naast elkaar. Zo voorkom je dat een kandidaat-koper alleen een losse mededeling ziet zonder te begrijpen wat die voor het proces betekent.
Volgens NTA 8061: Minimale eisen aan het biedproces ten behoeve van een biedlogboek kan de verkoper de verkoopmethode tussentijds wijzigen. Een verkoopmakelaar kan dat namens de verkoper doen als daarvoor schriftelijke toestemming is gegeven. Als een verkoopmakelaar betrokken is, wordt de wijziging vastgelegd in de opdracht tot dienstverlening en in de programmatuur. Bij een wijziging van de methode of van de sluitingsdatum en -tijd worden potentiële kopers en kandidaat-kopers realtime geïnformeerd via een automatische notificatie.
Dit zijn NTA-eisen voor biedprocessen die binnen het toepassingsgebied van NTA 8061 vallen. De NTA is geen wet en staat naast bestaande wet- en regelgeving, professionele verantwoordelijkheid en eventueel tuchtrecht.
Geef dezelfde uitleg aan alle betrokkenen
Een zorgvuldige boodschap bevat ten minste de woning waarop de wijziging betrekking heeft, wat er precies verandert, vanaf wanneer de wijziging geldt en waar de actuele spelregels te vinden zijn. Geef ook aan of kandidaat-kopers iets moeten doen, bijvoorbeeld een aangepast biedformulier bekijken.
Gebruik voor iedereen dezelfde kerninformatie. Daarmee kan een geïnteresseerde zich baseren op de actuele spelregels, in plaats van op een eerdere e-mail, een mondeling gesprek of een oude versie van een formulier. Lees ook wat een biedtermijn is.
Let extra op een nieuwe gesloten inschrijving
NTA 8061 onderscheidt drie verkoopmethoden: gesloten inschrijving met biedtermijn, open veiling met biedtermijn en bieden zonder biedtermijn. Bij het tussentijds starten van een gesloten inschrijving schrijft de NTA voor dat er minimaal 24 uur zit tussen de wijziging en de nieuwe sluitingstijd. De wijziging van de verkoopmethode of deadline moet bovendien via een automatische notificatie bij potentiële kopers en kandidaat-kopers terechtkomen.
Een wijziging naar een andere methode is dus niet alleen een administratieve handeling. Controleer of de gekozen methode, de zichtbaarheid van biedingen en de eventuele deadline overal gelijk zijn uitgelegd. Zie ook vragen en antwoorden over een biedsysteem voor makelaars en de basis van online bieden op een huis.
Werk de plekken bij waar kandidaat-kopers kijken
- De verkoopmethode en spelregels op het biedformulier.
- De sluitingsdatum en -tijd, of de duidelijke vermelding dat er geen biedtermijn is.
- De dataroom of andere plek waar procesinformatie en documenten staan.
- De notificatie aan potentiële kopers en kandidaat-kopers.
- De eigen procesregistratie, inclusief de aanleiding en het moment van de wijziging.
Controleer na verzending of de actuele informatie zichtbaar is en of de notificatie is vastgelegd. Deze praktische controle ondersteunt een inzichtelijk proces, maar neemt de professionele beoordeling van de makelaar in een concrete situatie niet over.
