Wie biedingen vastlegt, werkt met informatie die zorgvuldig moet worden behandeld. Een goed proces maakt achteraf inzichtelijk wat er is gebeurd, zonder dat persoonsgegevens van kandidaat-kopers zichtbaar worden voor andere bieders. Leg daarom alleen vast wat nodig is voor het biedproces en denk vooraf na over wie welke informatie mag zien.
Een biedlogboek is geen kopie van het klantdossier
Een biedlogboek kan het verloop van een biedproces achteraf inzichtelijk maken. Dat betekent niet dat alle informatie over een bieder daarin thuishoort. Namen, contactgegevens, financiële gegevens en persoonlijke omstandigheden van kandidaat-kopers zijn herleidbare persoonsgegevens. Die deel je niet met andere bieders.
Bij de eerste inhoudelijke uitleg over de standaard is het belangrijk om te verwijzen naar NTA 8061: Minimale eisen aan het biedproces ten behoeve van een biedlogboek. Deze NTA beschrijft minimumeisen voor het biedproces en de vastlegging ervan. Zij vervangt geen professionele verantwoordelijkheid voor een zorgvuldige omgang met gegevens.
Leg procesinformatie en persoonsgegevens apart vast
Maak in je werkwijze onderscheid tussen informatie over het proces en informatie die een persoon herkenbaar maakt. Procesinformatie kan bijvoorbeeld gaan over de gekozen biedmethode, het moment waarop een bod is ontvangen, een wijziging van de biedtermijn of de communicatie over het vervolg. Persoonsgegevens horen thuis in een afgeschermd dossier met beperkte toegang.
Dit onderscheid helpt ook bij vragen achteraf. Je kunt uitleggen hoe het proces is verlopen zonder informatie over andere kandidaat-kopers prijs te geven.
Denk vóór de start na over toegang
Maak vooraf duidelijk welke collega’s of betrokkenen toegang nodig hebben om hun werk te doen. Geef niet vanzelf iedereen toegang tot alle gegevens. Spreek ook af hoe je omgaat met een afwezige collega, een wijziging in het dossier of een vraag van een bieder na afloop.
- Welke gegevens zijn nodig om een bod te verwerken?
- Welke gegevens zijn nodig om het proces achteraf te kunnen toelichten?
- Wie mag persoonsgegevens inzien en waarom?
- Welke procesinformatie is bestemd voor bieders na afloop?
- Hoe leg je wijzigingen en relevante communicatie vast?
Wees zorgvuldig in je communicatie
Privacy vraagt niet alleen aandacht in het systeem, maar ook in e-mails, telefoongesprekken en mondelinge toelichting. Noem geen bedragen, voorwaarden of identiteit van andere bieders aan personen die die informatie niet hoeven te kennen. Gebruik bij een vraag over het proces een neutrale uitleg: vertel wat je kunt toelichten over de werkwijze en bewaak tegelijk de privacy van alle betrokkenen.
Lees ook wat een biedlogboek is en wanneer je het kunt inzien, wat een biedtermijn betekent en waar je op let bij online biedingen verzamelen.
Controleer na afloop wat je kunt toelichten
Een zorgvuldig vastgelegd proces maakt het eenvoudiger om vragen te beantwoorden. Controleer daarbij steeds of je antwoord gaat over het proces of over gegevens van een andere persoon. Een transparant proces en privacy horen bij elkaar: het ene vraagt om een uitlegbare registratie, het andere om terughoudendheid met persoonsgegevens.
