Heldere communicatie over biedingen begint vóór de verkoopstart. Leg verkoper en geïnteresseerden uit welke methode wordt gebruikt, waar de woninginformatie staat, welke spelregels gelden en hoe je wijzigingen meldt. Zo weet iedereen beter wat hij of zij tijdens het proces kan verwachten.
Leg de gekozen methode vóór de start uit
In NTA 8061: Minimale eisen aan het biedproces ten behoeve van een biedlogboek staan drie verkoopmethoden: gesloten inschrijving met biedtermijn, open veiling met biedtermijn en bieden zonder biedtermijn. De gekozen methode bepaalt onder meer of er een sluitingsmoment is en wanneer biedingen zichtbaar zijn.
Gebruik geen vaktaal zonder uitleg. Vertel in gewone woorden wat de methode betekent voor iemand die overweegt een bod uit te brengen. Bij een gesloten inschrijving met biedtermijn is bijvoorbeeld van belang dat biedingen tot de sluiting afgeschermd zijn. Bij een open veiling zijn biedingen tijdens de termijn zichtbaar voor de betrokken partijen die de NTA noemt. Bij bieden zonder biedtermijn is er geen vooraf bepaalde sluitingsdatum en -tijd.
Lees ook wat een biedtermijn is en hoe een open veiling bij een woning werkt.
Maak de spelregels vindbaar
De verkoopmethode en de voorwaarden daarvan moeten voor alle betrokkenen zichtbaar zijn op het biedformulier. Zorg daarom dat de uitleg niet alleen mondeling wordt gegeven, maar ook op een vaste, herkenbare plek staat. Neem ten minste de methode, de eventuele sluitingsdatum en -tijd en de manier waarop een bod wordt gedaan mee.
Maak duidelijk waar geïnteresseerden beschikbare woninginformatie kunnen bekijken en waar zij vragen kunnen stellen. Dat voorkomt niet alle vragen, maar geeft wel een helder vertrekpunt voor iedereen.
Communiceer wijzigingen als een processtap
Een verandering van methode, spelregel of sluitingsmoment kan invloed hebben op de keuzes van potentiële kopers en kandidaat-kopers. Behandel zo’n verandering daarom als een processtap die je vastlegt én communiceert. De NTA beschrijft dat betrokken potentiële kopers en kandidaat-kopers bij een wijziging van methode of sluitingsdatum en -tijd realtime worden geïnformeerd via een automatische notificatie.
Leg in je eigen werkwijze vast wie een wijziging mag doen, hoe de verkoper daarbij betrokken is en hoe je controleert dat de juiste mensen zijn geïnformeerd. Dat is professionele procesinrichting; het is geen vervanging voor de eigen verantwoordelijkheid van makelaar en verkoper.
Gebruik een vaste communicatielijst
Een korte lijst voorkomt dat belangrijke punten alleen in losse e-mails of telefoongesprekken staan. Controleer vóór publicatie en bij een wijziging bijvoorbeeld:
- welke verkoopmethode geldt;
- of er een biedtermijn is en, zo ja, wat de sluitingsdatum en -tijd zijn;
- waar woninginformatie en spelregels staan;
- hoe een kandidaat-koper een bod kan uitbrengen;
- hoe vragen, wijzigingen, afwijzingen en toewijzingen worden gecommuniceerd.
Houd de uitleg en de registratie bij elkaar
Voor een zorgvuldig biedproces is het behulpzaam wanneer wat je uitlegt aansluit op wat je vastlegt. Noteer daarom relevante wijzigingen en reacties in het proces. Een biedlogboek kan het biedproces achteraf inzichtelijk maken, maar het vervangt geen professionele afweging of goede communicatie tijdens de verkoop.
Lees ook zeven vragen en antwoorden over een biedsysteem voor makelaars, online biedingen verzamelen op je eigen site en wat een biedlogboek is en wanneer je het kunt inzien.
